Excelで項目番号を自動挿入、詳しくーその1ー

こんにちは、ちちくろです♪

以前書いた「Excelで項目番号を自動挿入」という記事を書いたのですが・・この記事をより詳しく書こうかと思います・・混ぜ課というと・・詳しく書いてほしいとコメントがあったから・・。

私が書いた拙い記事が・・誰かのお役に立てたようで・・とてもうれしく思います。

記事を詳しく書くとなると・・一度に長い文章をだらだら書くのもどうかと思うので・・2回くらいに分けて書いてみようかと・・。

ただ・・私は2年前に会社を定年退職し・・再就職していますが・・今の職業はExcelとは無縁なので・・当時の事を思い返して書いてみたいと思います。



Excelで項目番号を自動挿入

皆さん・・Excelを使っていて不便と感じることがありませんか?

私は・・特定の列にデーターを入力した際に・・Aの列に項目番号が割り振れたらよいのに・・そう思っています♪

例として・・商品の仕入れリストを作成する場合・・商品の列にデーターを入力するとA列の項番の列に番号が入ってほしいと思うわけです・・。

A列の項番を手入力していると・・商品の列のデーターを上下にずらすことが面倒に・・。

商品の列のデーターを上下にずらす毎に・・項番を振りなおす必要が有るからです・・。

で・・私はExcelの関数を使って自動を割り振るようにしていました♪

その方法をご説明します。

2つの方法

以前紹介したExcelで項番自動挿入の方法は・・2つあります・・。

1つ目の方法は・・IF関数とISBLANK関数を使う方法・・。

この場合B列に連続した番号を振るため・・見た目をよくするためにB列を非表示にする必要があります・・。

2つ目の方法は・・IF関数とISBLANK関数・・更にCOUNTA関数を使う方法です。

この方法を用いたら・・B列を非表示にする必要がないのでとてもスマートに使うことが出来ます♪

2つの方法を一度にご紹介すると・・だらだらと長い文章になってしまうので・・2回以上に分けて説明したいと思います。

今回は1回目ということで初めに紹介したIF関数とISBLANK関数を使う方法をご紹介したいと思います♪



IF関数とISBLANK関数を使う

IF関数とISBLANK関数を使う方法では3つの列を使います・・その内訳は・・

  • A列・・項番を表示
  • B列・・C列のデーターの数を表示
  • C列・・商品名を入力

というもの・・。

これってどういうことなのか詳しく説明したいと思います。

関数の説明

まずは・・使用する2つの関数の説明を・・。

使用する関数は・・。

  • IF関数
  • ISBLANK関数

IF関数とは・・。

IF関数    論理式の結果で処理を振り分けることが出来ます。

記入方法はセルに”=IF(論理式,真の場合,偽の場合)”と記入します。

論理式には他の関数を使うことも可能です♪

次にISBLANK関数とは・・指定されたセルが空白の場合真を、空白でない場合偽を返す関数です。

記入方法はセルに”=ISBLANK(セルの場所)と記入します

ISBLSNK関数でC列のセルが空白かどうか判断し処理を振り分けることで、項番を表示させるようにします。

具体例

具体例を説明します・・例として商品の在庫一覧表を作成する場合を想定してみましょう。

結果として・・C列のセルに商品名を入力すれば・・A列のセルに番号が表示されるようにしたいと思います。

まずは・・A2のセルとB2のセルに数式を入力し・・A3~B50のセルにA2とB2の数式をコピーするようにします。

A2セルの数式

A2のセルに入力する数式は・・【=IF(ISBLANK(C2),””,B2)】と入力します。

数式の意味は・・。

アンダーライン1の【ISBLANK(C2)】は・・論理式    でC2セルが空白ならば真、空白でなければ偽を返すことになします。

アンダーライン2の【””】、はISBLANK関数が真のときの処理で・・C2セルが空白ならばA2セルを空白にするということに・・。

アンダーライン3の【B2】は偽の時の処理で・・C2セルが空白でないのでB2セルの内容を表示することになります♪

B2セルの数式

B2セルに入力する数式は【IF(ISBLANK(C3),B1,B1+1)】と入力します。

数式の意味は・・。

アンダーライン1の【ISBLANK(C2)】は論理式で・・C2セルが空白ならば真、空白でなければ偽を返すということに・・。

アンダーライン2の【B1】はISBLANK関数が真のときの処理で・・C2セルが空白ならB1の値を入力するということに・・。

アンダーライン3の【B!+1】は偽の時の処理    C2セルが空白でなければB1の値に1を+するということ・・。

数式のコピペ

セルA2とB2の数式をA3~B50のセルにコピーします♪

具体的には・・セルA2:B2を選択しコピー・・コピーする方法は・・マウスの右クリックからでも良いし・・キーボードの【CTRL】+【C】でも良いです。

次に、セルA3からB50を選択し数式を貼り付けます・・貼り付け方法は・・マウスの右クリックから貼り付けを選択しても良いし・・キーボードの【CTRL】+【V】でもOK!!

数式を張り付けたセル内の数式を見てみると・・A3セルの内容は・・A2のセルのC2のところがC3に置き換わっていることがわかります。

Excelって数式をコピペすれば・・数式内で記載されたセルも移動してくれます・・これって便利ですよね♪

これを相対参照といいます・・しかし・・数式内のセルが移動してほしくない場合も・・この場合は絶対参照を使うことになします。

絶対参照については次回に詳しく・・。



実際に使ってみる

出来上がったワークシートを実際に使ってみると・・。

C列の商品列に商品名を入力してみることに

C2セルに「みかん」

C3セルに「バナナ」

C4セルに「リンゴ」

すると・・B列の数字が増えてゆき    A列に表示が・・A2~A4に・・1・2・3と表示されます♪

行を飛ばすことも

品名を、行を飛ばして入力した場合でも・・いきなりC7以降に入力

C7のセルに「トマト」

C8のセルに「きゅうり」

C9セルに「キャベツ」

と入力した場合A7のセルから4・5・6と連番が表示されるように・・。

もちろん、C5のセルに入力すれば・・A7のセルから5・6・7と表示されるようになります♪



B列を非表示に

最後に見た目を整えるために・・B列を非表示に・・。

方法は・・B列を選択    しマウス右クリックで非表示を選択・・これでOK♪

B列が非表示になっても・・A列の動きはそのまま・・C列の商品名を入力するとA列の表示は変わってくれます♪

まとめ

Excelで項目番号を自動で挿入させるには・・。

・B列にC列のデーター数を表示させる

・A列のB列の値をC列の状況次第で表示もしくは非表示させる

これでOK

補足

ここで一つ補足説明・・。

C列の商品列に商品名をコピペしても簡単に・・。

具体例として・・「みかん」の上を1行空けたい場合・・。

C2~C4を選択してコピー・・C3を選択して貼り付けその後C2の「みかん」を消してしまえば・・OK。

C列の内容を変更しても・・A列の番号を変更する必要がないのですごく便利かと・・。

今回は、IF関数とISBLANK関数を使った方法を説明しました、この方法だとB列を非表示にする必要が有りチョットスマートさに欠けるかも・・。

次回はIF関数とISBLANK関数・・さらにCOUNTA関数を使った方法をご説明します。

尚・・これらの事は私自身が個人的に試したことなので、皆さんが試してみる場合自己責任でお長居します♪

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