ちちくろ目線 
こんにちは、ちちくろです♪
以前書いた「Excelで項目番号を自動挿入」という記事を書いたのですが・・この記事をより詳しく書こうかと思います・・混ぜ課というと・・詳しく書いてほしいとコメントがあったから・・。
私が書いた拙い記事が・・誰かのお役に立てたようで・・とてもうれしく思います。
記事を詳しく書くとなると・・一度に長い文章をだらだら書くのもどうかと思うので・・2回くらいに分けて書いてみようかと・・。
ただ・・私は2年前に会社を定年退職し・・再就職していますが・・今の職業はExcelとは無縁なので・・当時の事を思い返して書いてみたいと思います。
目次
Excelで項目番号を自動挿入
皆さん・・Excelを使っていて不便と感じることがありませんか？
私は・・特定の列にデーターを入力した際に・・Aの列に項目番号が割り振れたらよいのに・・そう思っています♪
例として・・商品の仕入れリストを作成する場合・・商品の列にデーターを入力するとA列の項番の列に番号が入ってほしいと思うわけです・・。
A列の項番を手入力していると・・商品の列のデーターを上下にずらすことが面倒に・・。
商品の列のデーターを上下にずらす毎に・・項番を振りなおす必要が有るからです・・。
で・・私はExcelの関数を使って自動を割り振るようにしていました♪
その方法をご説明します。
２つの方法
以前紹介したExcelで項番自動挿入の方法は・・2つあります・・。
1つ目の方法は・・IF関数とISBLANK関数を使う方法・・。
この場合B列に連続した番号を振るため・・見た目をよくするためにB列を非表示にする必要があります・・。
2つ目の方法は・・IF関数とISBLANK関数・・更にCOUNTA関数を使う方法です。
この方法を用いたら・・B列を非表示にする必要がないのでとてもスマートに使うことが出来ます♪
2つの方法を一度にご紹介すると・・だらだらと長い文章になってしまうので・・2回以上に分けて説明したいと思います。
今回は1回目ということで初めに紹介したIF関数とISBLANK関数を使う方法をご紹介したいと思います♪
IF関数とISBLANK関数を使う
IF関数とISBLANK関数を使う方法では3つの列を使います・・その内訳は・・
- A列・・項番を表示
- B列・・C列のデーターの数を表示
- C列・・商品名を入力
というもの・・。
これってどういうことなのか詳しく説明したいと思います。
関数の説明
まずは・・使用する２つの関数の説明を・・。
使用する関数は・・。
- IF関数
- ISBLANK関数
IF関数とは・・。
IF関数 論理式の結果で処理を振り分けることが出来ます。
記入方法はセルに”=IF(論理式,真の場合,偽の場合)”と記入します。
論理式には他の関数を使うことも可能です♪
次にISBLANK関数とは・・指定されたセルが空白の場合真を、空白でない場合偽を返す関数です。
記入方法はセルに”=ISBLANK(セルの場所)と記入します
ISBLSNK関数でC列のセルが空白かどうか判断し処理を振り分けることで、項番を表示させるようにします。
具体例
具体例を説明します・・例として商品の在庫一覧表を作成する場合を想定してみましょう。
結果として・・C列のセルに商品名を入力すれば・・A列のセルに番号が表示されるようにしたいと思います。
まずは・・A2のセルとB2のセルに数式を入力し・・A3～B50のセルにA2とB2の数式をコピーするようにします。
A2セルの数式
A2のセルに入力する数式は・・【=IF(ISBLANK(C2),””,B2)】と入力します。
数式の意味は・・。
アンダーライン1の【ISBLANK（C2）】は・・論理式 でC2セルが空白ならば真、空白でなければ偽を返すことになします。
アンダーライン2の【””】、はISBLANK関数が真のときの処理で・・C2セルが空白ならばA2セルを空白にするということに・・。
アンダーライン3の【B２】は偽の時の処理で・・C2セルが空白でないのでB2セルの内容を表示することになります♪
B２セルの数式
B2セルに入力する数式は【IF(ISBLANK(C3),B1,B1+1)】と入力します。
数式の意味は・・。
アンダーライン1の【ISBLANK（C2）】は論理式で・・C2セルが空白ならば真、空白でなければ偽を返すということに・・。
アンダーライン2の【B1】はISBLANK関数が真のときの処理で・・C2セルが空白ならB1の値を入力するということに・・。
アンダーライン3の【B!＋１】は偽の時の処理 C２セルが空白でなければB1の値に１を＋するということ・・。
数式のコピペ
セルA2とB2の数式をA3～B50のセルにコピーします♪
具体的には・・セルA2:B2を選択しコピー・・コピーする方法は・・マウスの右クリックからでも良いし・・キーボードの【CTRL】＋【C】でも良いです。
次に、セルA３からB50を選択し数式を貼り付けます・・貼り付け方法は・・マウスの右クリックから貼り付けを選択しても良いし・・キーボードの【CTRL】＋【V】でもOK！！
数式を張り付けたセル内の数式を見てみると・・A３セルの内容は・・A2のセルのC2のところがC3に置き換わっていることがわかります。
Excelって数式をコピペすれば・・数式内で記載されたセルも移動してくれます・・これって便利ですよね♪
これを相対参照といいます・・しかし・・数式内のセルが移動してほしくない場合も・・この場合は絶対参照を使うことになします。
絶対参照については次回に詳しく・・。
実際に使ってみる
出来上がったワークシートを実際に使ってみると・・。
C列の商品列に商品名を入力してみることに
C2セルに「みかん」
C3セルに「バナナ」
C4セルに「リンゴ」
すると・・B列の数字が増えてゆき A列に表示が・・A2～A4に・・1・2・3と表示されます♪
行を飛ばすことも
品名を、行を飛ばして入力した場合でも・・いきなりC7以降に入力
C7のセルに「トマト」
C8のセルに「きゅうり」
C9セルに「キャベツ」
と入力した場合A7のセルから4･5･6と連番が表示されるように・・。
もちろん、C5のセルに入力すれば・・A7のセルから5・6・7と表示されるようになります♪
B列を非表示に
最後に見た目を整えるために・・B列を非表示に・・。
方法は・・B列を選択 しマウス右クリックで非表示を選択・・これでOK♪
B列が非表示になっても・・A列の動きはそのまま・・C列の商品名を入力するとA列の表示は変わってくれます♪
これまでお話ししたことが・・分かりやすいように動画を作成しYouTubeにアップしています。
リンクを張り付けていますのでよろしかったらどうぞ
まとめ
Excelで項目番号を自動で挿入させるには・・。
・B列にC列のデーター数を表示させる
・A列のB列の値をC列の状況次第で表示もしくは非表示させる
これでOK
補足
ここで一つ補足説明・・。
C列の商品列に商品名をコピペしても簡単に・・。
具体例として・・「みかん」の上を1行空けたい場合・・。
C２～C4を選択してコピー・・C3を選択して貼り付けその後C2の「みかん」を消してしまえば・・OK。
C列の内容を変更しても・・A列の番号を変更する必要がないのですごく便利かと・・。
今回は、IF関数とISBLANK関数を使った方法を説明しました、この方法だとB列を非表示にする必要が有りチョットスマートさに欠けるかも・・。
次回はIF関数とISBLANK関数・・さらにCOUNTA関数を使った方法をご説明します。
尚・・これらの事は私自身が個人的に試したことなので、皆さんが試してみる場合自己責任でお長居します♪
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